仕事が忙しくて時間がない…。
どうやって時間を作るんだろう…
オススメの時間術があります！。
時間を120%活用する秘訣を紹介します！
「時は金なり」という有名な言葉があります。時間はお金と同じぐらい大切なものという意味の言葉ですが、私はこの言葉にあまり同意できません。なぜなら時間とお金なら時間の方が大切だと考えているからです。
どんな大富豪でもいつかは寿命を迎えてしまいます。お金を使うことで時間を短縮することはできますが、時間そのものを生み出すことはできません。そのため、いかに時間を有効に活用するかは人生において非常に重要なテーマであると言えます。
この記事ではいかに時間を有効に活用するかという方法について私の実践しているテクニックも踏まえてご紹介します。普段あまり時間について意識していない人に向けた書いた記事なのでよければ参考にしてみて下さいね！
ムダな時間を削る
本当に必要なことだけ行う
「必要なことだけを行う」は時間術の中で基本かつ重要なテクニックです。毎日たくさんのやるべきことがあると思いますが、それは本当に大切なことでしょうか。一度自分のやるべきことに優先順位をつけてみましょう。優先順位の低いことについては思い切ってやらないという決断が重要です。漠然と取り組んでいることや自分がやる必要のない作業はやらないようにしましょう。今一度自分の1日を振り返ってみましょう。
この考え方を詳しく知りたい方は「エッセンシャル思考」という本を読んでみて下さい。必要なことだけに焦点を当てて取り組むことの重要性が述べられている名著です。
なんとなく過ごしている時間をなくす
普段の生活の中で、なんとなく過ごしている時間は意外と多いです。例えば、次のような経験をした方はいるのではないでしょうか。
・朝テレビをつける
・待ち時間にボーっとする
・夕食後にリラックスする
・寝る前にスマホをチェックする
特に理由はないけどなんとなくしている時間が多い場合は、速やかに修正する必要があります。方法としては習慣を新しくつくることが挙げられます。詳しくは後で述べますが「〇〇したら△△する」というルールを自分で作って実践してみましょう。
目的を明確にする
作業に取り掛かる前には何のためにするのかを一度考えてみましょう。目的を考えることにより必要な作業を見極めることができます。また、目的が明確になることで作業に対するモチベーションが上がります。例えば、仕事を速く終わらせる場合を考えてみましょう。仕事を速く終わらせる目的は様々あります。
・仕事終わりに好きな映画を見に行く
・ジムへ行って体を鍛えたい
・家族との時間を大切にしたい
・資格の勉強をしてスキルアップしたい
これぐらい具体的に目的が決まっていれば理想的です。「もし定時に帰れたらしたいことリスト」を作ってみて具体的に何をしたいかイメージしてみましょう。そうすると自然と速く仕事を終わらせるためにはどうすればいいのかを考える癖が身につくのでぜひ実践してみて下さい！
タスクを自動化・外注する
人や機械に仕事を割り振る
やるべきことを必ずしも自分一人で行う必要はありません。家族や友人、職場の人に手伝ってもらうことも一つの方法です。また、便利な機械やアプリに頼るのもオススメです。例えば、次のような作業は置き換えることが可能です。
掃除:ルンバ、家事代行
洗濯:ドラム式洗濯乾燥機
照明:センサー付きライト
施錠:スマートロック
真面目な人ほど自分一人で解決しようとしがちですが、自分でなくてもできる作業は他の人に依頼して、自分にしかできない作業に集中する方が効率的です。忙しい場合やお金に余裕がある場合は積極的に活用しましょう。
毎日の作業を習慣化づける
自動化とは少し異なりますが、やるべき作業を習慣化づける方法があります。例えば、毎日歯磨きをするのが面倒だと感じる場合は、「お風呂に入ったら歯磨きをする」と決めることで一つの作業として取り組むことができます。毎日少しずつでもいいので継続していけば、自然とできるようになります。
習慣化において重要なのがポジティブになることです。1回でもできたら「自分はできる！すごい！」と自分自身を認めることで次も頑張ろうとモチベーションが上がります。また、できたことをメモすることによって客観的に捉えることができ成長を実感できます。毎日少しずつでもいいでのぜひ習慣化に取り組んでみましょう。オススメの本を以下に紹介するので興味があれば読んでみて下さい。
上手にスケジュール管理を行う
優先順位をつける
優先順位を決めることは非常に重要なポイントです。優先順位を決める要素は様々ですが、重要度や緊急度、締切りまでの期限で決めるようにするとよいです。もし優先順位の決め方が分からない場合は、各要素を5段階で評価してみましょう。
また、タスクを細分化させて考えることも大切です。タスクを細分化させることで必要な作業を漏れなく洗い出すことができます。それに加えて少し空いた時間も有効に活用することができるのでメリットは大きいです。作業にとりかかる前に「何が大切かな？」と考えるようになりましょう。
最優先事項から取り組む
優先順位を決めたら、最も優先順位の高い作業から順番に取り組みましょう。「当たり前のことじゃないか！」と思われますが意外とこれができない人が多いです。例えば「今は気分が乗らないから他の作業をしよう」であったり「10分程度でできる作業から先に終わらせよう」というケースです。確かに柔軟に予定を変更することは重要ですが、優先順位の高いものから順番に取り組むのが大原則です。
また、起床してすぐの方が脳が冴えており集中して取り組むことができる点を考慮すると、まず最初に重要度の高い作業を行うことは合理的と言えます。特別な理由がない場合は最優先事項から取り組むようにしましょう。
やらないことを決める
「なにをしないのかを決めるのは、なにをするのかを決めるのと同じくらい大事だ。」というスティーブ・ジョブズの言葉があります。スケジュール管理においてこの言葉は重要になります。例えば、次のようなことをやらないことと決めてみてはいかがでしょうか。
・5分以上のスマホチェック
・お酒や飲み会
・目的のない動画閲覧
・不安な想像
優先順位を決め、やらないことは思い切ってやらないと決めることは中々難しいことだと思います。ただ、やらないと決めた分優先順位の高い作業に注力することができます。時間を大切にするためにも、必要でない作業はやらないようにしましょう。
スキマ時間を活用する
皆さんはスキマ時間を有効に活用していますか。ちょっとした待ち時間や予定と予定の間などスキマ時間は想像しているよりも多いです。また、スキマ時間は限られた時間だからこそ集中して取り組むことができます。「ちょっとした時間なんて大したことない」と考えている人は考え方を変えてみて下さい。代表的なスキマ時間を挙げるので自分がこのような時間を過ごしていないかチェックしてみて下さい。
・移動時間
・お昼休み
・パソコンの起動時間
・コンビニや電車の待ち時間
これらの時間にメールチェックや読書をすると自由に使える時間は格段に増えます。ぜひ小さな時間を見つけて取り組んでみて下さい。
やるべきことに集中する
制限時間を設定する
「スキマ時間を活用する」でもお伝えしましたが、終わりの時間が決まっている場合は自然と集中力が高くなります。例えば、いつになったら終わるか分からない作業よりも「あと30分で終わる」と分かっている作業の方がより真剣に取り組むことができます。
作業に取り掛かる前は自分なりにどれぐらい時間がかかるのか見積を行いましょう。「これぐらいの作業なら10分でできる」や「30分はかかるかもしれない」といった風に自分で制限時間をつくりましょう。そしてその制限時間内に間に合わせるように取り組むと効率よく作業を行うことができます。
集中のルーティンをつくる
集中力を高める方法としてルーティンがあります。ルーティンとは決まった手順を踏むことで心を落ち着け集中することを指します。何かこれから作業をはじめる前は自分なりのルーティンをされてみることをオススメします。参考までに私がしているルーティンをご紹介します。
①姿勢を正して座る
②目を閉じる
③深呼吸を5回繰り返す
誰でも簡単にできるのでぜひ試してみて下さい。また、集中する方法について書かれた本を以下に記載しますので参考にしてみて下さい。
25分作業+5分休憩のサイクルで取り組む
皆さんは一度にどれぐらいの時間集中することができますか。60分も集中できるという人もいれば10分で限界という人もいます。集中する時間についてのオススメ法がポモドーロテクニックです。この方法は25分集中して5分休憩するサイクルが最も集中力が高い状態で作業できるという主張に基づいたテクニックです。
はじめのうちは10分作業＋5分休憩というサイクルでも問題ありません。ポイントは完全に疲れてしまう前に小休憩をとることです。完全に疲れてしまうと再び作業することができなくなるため少し疲れたかな？と思うタイミングで休憩をとって高い集中力を維持するようにしましょう。
集中できる場所を用意する
集中力を発揮するためには環境も大切です。書類が散らばった机やモノが散乱した部屋では集中して作業に取り組むことは難しいでしょう。作業の前に身の回りをキレイにして作業に集中できる環境を整えるようにしましょう。
「自宅では集中できない」という方向けに、勉強場所に関してまとめた記事があるのでよければこちらもご覧下さい。
朝の時間を活用する
皆さんは朝の時間を活用しているでしょうか。休みの日は遅くまで寝ていたり起きてすぐ会社や学校に向かうような過ごし方をされているでしょうか。一般論ですが、夜の時間よりも朝起きてすぐの時間帯の方が高い集中力が発揮できると言われています。睡眠の間に頭の中の記憶が整理されてスッキリした状態で朝を迎えられるためです。
もし朝早く起きていない人はぜひ今よりも少しだけ早起きして作業に取り組んでみて下さい。想像していた以上に集中して取り組めることに驚くと思います。朝の時間は誰にも邪魔されないという点でもオススメです。ぜひ早起きにチャレンジしてみて下さい！
効率よく休憩する
運動、瞑想、仮眠を行う
高い集中力をキープするためには適切な休憩が必要です。オススメな休憩法として、運動や瞑想、仮眠があります。少し近所を散歩してみてり目を閉じてじっくり過ごすだけでも休憩することができます。また、眠気がひどい場合は15分程度仮眠をとるのもよいでしょう。
逆にゲームやマンガなど一度はじめてしまうとなかなかやめられないものは休憩に向いていないです。他にも休憩する方法は様々あるので自分にピッタリな休憩法を探してみて下さい。リフレッシュについてはこちらの記事を参考にしてみて下さい。
目を閉じて脳を休ませる
簡単かつ効果的な休憩法はずばり目を閉じることです。「たったそれだけ？」と思われますが目を閉じることによって余計な情報をシャットアウトすることができます。人間は視覚から70%~80%ほど情報を得ていると言われています。そのため、目を閉じることによって情報の取得を大幅に制限することができます。
シンプルな方法ですが、実際にやってみると何も考えずにリラックスすることができます。まずは1分目を閉じて何も考えないように過ごしてみましょう。イスに座りながらできるという点でもオススメな休憩法です。
時間がない人用 -ビジネスでの時間術-
タイピング速度の向上
パソコンで仕事を行う人はまずタイピングの速度を見直してみましょう。こんな人は要注意です。
・キーボードを打ち込むときに下を向く
・考えながら文字を入力している
・入力間違いが多くよく修正する
タイピングの速度を速くすることは時間の削減に直結するため優先的に取り組むようにしましょう。早い段階で高速タイピングを習得すれば今後の仕事をスムーズにこなすことができます。また、タイピングをしている姿は他の人から見られるため「タイピングが速くて優秀だな」という印象をもたれやすいメリットもあります。
ショートカットキーの習得
ショートカットキーは知っている人だけが得をする効率化のテクニックです。有名なものでいえば、「コピー（Ctrl+C)」や「貼り付け(Ctrl+V)」があります。ショートカットキーはたくさんにあるため普段よく行う作業のショートカットキーから優先して覚えましょう。マウス操作をほとんど行わずにキーボード上で作業を完結させられるようになればOKです。
オススメのショートカットキーやパソコンでの時短テクニックをまとめた記事があるため興味がある方は読んでみて下さい。
ファイル検索
ファイル検索にかける時間は意外に多く、蓄積されると大きな時間になります。普段仕事をしているときにこんなことはないでしょうか。
・デスクトップにファイルがたくさんある
・最新ファイルが一目で分からない
・ファイルの変更履歴が分からず修正箇所が不明
普段からよく使うファイルはデスクトップに配置して、あまり使わないファイルはデスクトップからは取り除きましょう。使用頻度が高いファイルほど短い時間でアクセスすることが求められます。また、ファイルは「名前を付けて保存」という機能を使えば個別にファイルを保存することができます。保存する際は年月日を加えることをオススメします。いつ修正を加えたのかが分かるので過去にどんな修正を加えたのかが一目で分かるためです。
メール送付
メールの送信に時間がかかるという人は多いのではないでしょうか。慣れない内はメールを送信するのに時間がかかりますが、1つのメール当たり5分以内には文章を作成してメールを送れるようになりたいです。私がメールを送るときに工夫していることを以下にまとめました。
・最初に伝えたいことをリストアップする
・箇条書きを有効に活用する
・メールのテンプレートを用意する
メールの送付に時間がかかる人の多くに、「どんな文章にすればいいかな。」と悩んで時間を費やしてしまうことがあります。ビジネスメールで重要なことは文章の形式よりも伝えたい内容です。用件だけを簡潔に伝えることができれば文末の表現などは必要以上に気にする必要はありません。また、視覚的に理解しやすいという理由で箇条書きをよく採用しています。もしこれからメールの作成にかける時間を減らしたい場合はタイムウォッチで時間を計測してみるとよいかもしれません。
報告・連絡・相談
社会人になって報連相が大切と多くの人が言われたと思いますが、報連相の仕方が悪いと余計な時間をかけてしまうことになります。
・重要な報告を遅れてする
・正確に伝えられず認識に相違が生まれる
・分からないことを自己判断して上司に相談しない
時間の削減という観点では相談に注意が必要です。一人で分からない課題について時間をかけて考えることは非常に効率が悪いです。自分の中で考える時間を設定して、それでも分からなかったら速やかに相談するなどの工夫をすることでムダな時間を減らすようにしましょう。私は自分で10分考えて分からなかったらすぐに上司へ相談することを心がけています。
時間がない人用 -プライベートでの時間術-
決断する回数を減らす
人は1日にたくさんの選択をしています。どんな服を着るのか、昼食に何を食べるか、どこで遊ぶかなど常に判断が求められています。選択すること自体に時間がかかり、考えて判断することで疲れてしまうため重要度の低いことはあらかじめ決めておくとよいです。
服はタンスの手前に入っているものを選ぶ、昼食はパスタ、遊ぶ場所は事前に決めておいた場所といった風に判断の回数を減らすと悩む時間を減らすことができるのでぜひ試してみて下さい。
必要のないネットファーフィンをやめる
ヒマな時間についやってしまうのがネットサーフィンです。YoutubeやSNS、まとめサイトなど一度はじめたらなかなかやめられないのが厄介です。それもそのはず、上記のサイトはユーザが長時間利用することで収益が増えるため、できるだけ長く利用されるよう巧妙に設計されています。（オススメの動画の表示など）
目的をもって利用している場合は問題ないのですが、目的もなくダラダラと見ている状態はよいと言えません。閲覧履歴から削除したりそもそも目に入る場所に置かないなど工夫してついやってしまうという状態から脱却する必要があります。
小さな改善を積み重ねる
小さなことでもよいので、昨日の自分よりも少し成長することを心がけましょう。自分の1日の過ごし方を観察してみて「ここはもっと短縮できるな」であったり「別の方法ならスムーズにできる」という点を探してみて下さい。例えば、次のような改善点が代表的な例です。
・歩くスピードを速くする
・キャッシュレス決済を活用する
・ワイヤレス充電器を使う
些細なことですが、毎日過ごすことによって短縮される時間の量は増大します。他にもっとよい方法がないかを自分なりに考えて実践してみましょう。
おわりに
・小さい時間は積み重なれば大きな時間になる
・時間の使い方を客観的に把握する
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